Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres erhalten Wohnungseigentümer:innen von der Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft eine Abrechnung der Finanzen. Die Jahresabrechnung muss eine geordnete, nachvollziehbare Zusammenstellung der finanziellen Vorgänge des letzten Jahres sein – allerdings sieht jede Jahresabrechnung ein wenig anders aus. Einheitliche Standards gibt es bislang nicht und das Wohnungseigentumsgesetz macht nur wenig Vorgaben.
Wann die Eigentümer:innen die Jahresabrechnung erhalten müssen, ist gesetzlich nicht vorgegeben. Allerdings wird auf Basis einer BGH-Entscheidung die Auffassung vertreten, dass die Verwaltung die Abrechnung spätestens 6 Monate nach Ablauf der jeweiligen Abrechnungsperiode vorlegen muss, also bis zum 30. Juni des Folgejahres. Möglich ist auch, die Frist im Verwaltungsvertrag explizit festzulegen.
Inhalte der Jahresabrechnung
Wie die Jahresabrechnung genau auszusehen hat, ist bisher gesetzlich nicht geregelt. Das Wohnungseigentumsgesetz gibt in § 28 Abs. 2 lediglich vor, dass die folgenden Informationen zwingend enthalten sein müssen:
• Gesamtabrechnung aller Einnahmen und Ausgaben der WEG für das Wirtschaftsjahr
• Einzelabrechnungen bezogen auf die einzelnen Wohnungen unter Darstellung der genutzten Verteilungsschlüssel.
Beschlussfassung über die Abrechnungsspitzen
Die Eigentümerversammlung beschließt nach dem aktuellen Wohnungseigentumsgesetz nicht mehr über die Jahresabrechnung insgesamt, sondern nur noch über die Abrechnungsspitzen (gemäß § 28 Abs. 2 Satz 1 Wohnungseigentumsgesetz). Das hat zur Folge, dass Fehler in der Jahresabrechnung nur dann gerichtlich angefochten werden können, wenn diese Auswirkungen auf die Abrechnungsspitzen haben.
Bei der Abrechnungsspitze handelt es sich um die Differenz zwischen den nach Wirtschaftsplan zu leistenden SOLL-Hausgeld-Vorschüssen (SOLL-Hausgeld-Vorschuss) und den tatsächlich in der abgerechneten Wirtschaftsperiode entstandenen und auf das jeweilige Sondereigentum entfallenden Kosten. Sind die tatsächlich angefallenen Ausgaben höher als die festgelegten Hausgeld-Vorschüsse nebst möglichen weiteren Einnahmen, müssen Nachzahlungen geleistet werden (negative Abrechnungsspitze), sind sie niedriger, erhalten die Wohnungseigentümer:innen eine Erstattung (positive Abrechnungsspitze).
Damit Sie rechnerisch prüfen können, ob die Beträge in der Jahresabrechnung stimmen, sollte die Verwaltung Ihnen - zusätzlich zu der Gesamt- und den Einzelabrechnungen - eine Übersicht über die Abrechnungsergebnisse und die Abrechnungsspitzen aller Wohnungen zur Verfügung stellen. Das ist auch deshalb wichtig, weil Sie in der Eigentümerversammlung nicht nur über die „Spitze“ Ihrer Wohnung, sondern über die Abrechnungsspitzen aller Wohnungen beschließen.
Der Vermögensbericht
Der Vermögensbericht ist nicht Bestandteil der Jahresabrechnung, er wird aber in aller Regel zusammen mit der Jahresabrechnung vorgelegt, da die dort dargestellten Informationen weitgehend auf dieser basieren. Zudem besteht gemäß § 28 Abs. 4 WEGesetz ein Anspruch aller Eigentümer:innen auf Vorlage des Vermögensberichts. Allerdings wird kein Beschluss über ihn gefasst.
Der Vermögensbericht muss nach dem Gesetz folgende Mindestanforderungen enthalten:
• Stand der Rücklagen der WEG (IST-Stand)
• Aufstellung des „wesentlichen Gemeinschaftsvermögens“
Für einen vernünftigen Überblick über die Rücklagen sollte der Vermögensbericht folgende weitere Informationen enthalten:
• SOLL-Stand der Rücklagen (gemäß der Wirtschaftspläne)
• Entwicklung des IST- und SOLL-Stands der Rücklagen
• Übersicht über die Hausgeldzahlungen und -rückstände
Was für die Prüfung gilt
Prüfung durch den Verwaltungsbeirat
Prüfung durch den Verwaltungsbeirat
Gemäß § 29 Abs. 2 Satz 2 Wohnungseigentumsgesetz soll der Verwaltungsbeirat die Jahresrechnung mit allen Bestandteilen und den gesamten Wirtschaftsplan prüfen. Die Prüfung des Vermögensberichts ist im Wohnungseigentumsgesetz zwar nicht mit aufgeführt, sollte aber unbedingt zu den Prüfaufgaben des Beirats gehören! Andernfalls würde die Prüfung nur fragmentarisch bleiben.
Der Beirat ist verpflichtet, eine Stellungnahme zu seiner Prüfung abzugeben - einen schriftlichen Prüfbericht, der neben der Darstellung der Prüfergebnisse auch eine Empfehlung zum weiteren Vorgehen der WEG und zur Beschlussfassung enthalten sollte.
Unterlässt der Verwaltungsbeirat eine entsprechende Prüfung oder führt er sie fehlerhaft durch, so kann er sich gegenüber der Eigentümergemeinschaft schadensersatzpflichtig machen. Allerdings ist die Haftung des ehrenamtlich, also unentgeltlich tätigen Beirats auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Mit dieser Haftungsbeschränkung soll die Bereitschaft der Wohnungseigentümer:innen, sich im Beirat zu engagieren, gefördert werden.
Prüfung Ihrer Einzelabrechnung durch Sie
Prüfung Ihrer Einzelabrechnung durch Sie
Bevor die Jahresabrechnung in der Eigentümerversammlung Thema ist, sollte zunächst der Verwaltungsbeirat die Jahresabrechnung, den Wirtschaftsplan und den Vermögensbericht prüfen.
Der Verwaltungsbeirat sollte einen Prüfbericht in Textform erstellen und diesen den Wohnungseigentümer:innen möglichst vor der Eigentümerversammlung zukommen lassen.
Dennoch sollten Sie als Eigentümer:in sich auch die Gesamtabrechnung ansehen und insbesondere Ihre Einzelabrechnung überprüfen, z.B. ob die richtigen Kostenverteilungsschlüssel angewendet wurden und ob die Vorgaben zur Abrechnung der Heizkosten korrekt umgesetzt wurden.
Wenn Ihnen auffällt, dass Ihre Jahresabrechnung unvollständig oder fehlerhaft ist, müssen Sie Folgendes beachten: Solange es noch keinen Beschluss über die Abrechnungsspitzen gibt, haben Sie die Möglichkeit, Fehler „auf dem kurzen Dienstweg“ anzusprechen.
Oft ist es sinnvoll, zunächst den Beirat zu kontaktieren und um eine Erklärung zu bitten. Hat auch der Beirat keine Erklärung, können Sie gemeinsam auf eine Klärung bei der Verwaltung hinwirken.
Darüber hinaus haben Sie einen Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen. Wenn Sie zum Beispiel Klarheit über bestimmte Kostenpositionen haben wollen, können Sie von der Verwaltung einen Termin zur Einsicht verlangen und vor Ort Rechnungen und Kontoauszüge nachprüfen. Hierfür können Sie auch eine Person Ihres Vertrauens als Ihre Vertretung bevollmächtigen, z.B. andere Eigentümer:innen, Rechtsanwält:innen oder Steuerberater:innen (falls diese Kenntnis vom WEG-Recht haben).